Quellenablage und -zuordnung in der Genealogie

Eine ordentliche und detaillierte Quellenzuordnung ist essenziell, um die Dateneingaben nach Jahren selbst noch nachvollziehen zu können und damit ggf. dritte eine Chance haben, die Daten zu verifizieren. Im nachfolgenden Beitrag beschreibe ich, nach welcher Methode meine genealogischen Unterlagen ablegt sind und wie ich die Quellendokumente den entsprechenden Daten zuordne.

Zielgruppe für diese Erläuterungen sind primär Personen, die Zugriff auf meine Quellen haben bzw. bekommen, um diese besser zuordnen und nachvollziehen zu können, also in erster Linie Familienangehörige.

Die Methodik oder Teilschritte meiner Vorgehensweise können aber möglicherweise Impulse für interessierte andere Familienforscher sein, weswegen ich mich entschieden habe, den Beitrag zu veröffentlichen.


Grundlegendes

Die Auswahl eines bestimmten Systems zur Ablage genealogischer Dokumente, insbesondere Quellen, ist eine sehr grundlegende, wichtige Entscheidung und sollte möglichst verbindlich getroffen sein, bevor umfangreiche Dokumente angefallen sind.

Bei der – recht langen – Suche nach einem für mich optimalen System hatte ich mich schon vor Jahrzehnten für eine Methode entschieden, die auf das bei fileyourpapers.com beschriebene Vorgehen basiert und mit der ich nach vor sehr zufrieden bin.

Auf der oben genannten Internetseite findet sich (leider nur noch) ein speziell für das Genealogie-Programm „Legacy Family“ angepasstes Tutorial. Dieses lässt sich aber leicht auf Besonderheiten anderer Software und eigene Wünsche adaptieren.

Im Wesentlichen stützt sich diese Methode auf das bewährte Vorgehen vom „Abstrakten zum Konkreten“. Auf der verlinkten Website steht auch eine – zugegebenermaßen recht einfach gehaltene – Zusammenfassung der Methode als PDF-Datei zum Download zur Verfügung.

Im Verlauf dieses Artikels beschreibe ich das Verfahren genauer.


Ablageform

Zu Beginn meiner Familienforschung in den 1990er Jahren bildete – wie damals üblich und unvermeidbar – eine Papierablage aller Dokumente in Hängemappen meine Referenz. Digital vorhandene Daten wurden ausgedruckt, von Originaldokumenten wurden Kopien erstellt und abgelegt.

In den letzten Jahren wurden alle Originaldokumente hochauflösend digitalisiert, sodass der komplette Quellenbestand nun auf elektronischen Datenträgern verfügbar ist.

Analog, in Papierform, lege ich zusätzlich zur digitalen Ablage nur noch Originalurkunden und „klassische“ Bücher/Schriften ab, wobei ich für größere Unterlagen ein Regal, für einzelne Urkunden einen Hängemappenschrank verwende.

Alle Kopien und zusätzlichen Ausdrucke wurden weitgehend vernichtet. Neben dem gesparten Ablageplatz bietet sich so der Vorteil, dass alle Originalquellen stets verfügbar sind (z.B. auf einem Smartphone) und aus Genealogie-Apps heraus direkt die Originale angezeigt werden können.

3 Backups
2 an verschiedenen Orten
1 davon außer Haus

Gemäß der in der Informationstechnik üblichen 3-2-1 Backupstrategie existieren Sicherheitskopien auf verschieden Medien an unterschiedlichen Orten und zusätzlich in einer Cloud, sodass ein Totalverlust der Daten weitgehend ausgeschlossen ist.


Ablagestruktur

Bei den abzulegenden genealogischen Unterlagen prüfe ich zunächst, ob es sich um Quellen- oder sonstige Dokumente handelt.

Sonstige Dokumente sind alle Unterlagen und Dateien, die nicht meiner Definition von Quellen entsprechen, z.B. Produktinformationen, App-Daten, App-Software, Know-how, Kaufbelege.

Quellen sind nach meiner Definition alle Informationen mit einem unmittelbaren Bezug zu Personen, Orten oder sonstigen Angaben in meinem genealogischen Datenbestand, also solche, die in die Quellenliste aufgenommen und in der Datenbank als Quelle zugeordnet werden könnten (aber nicht zwingend müssen).

Quellen lege ich grundsätzlich nach der bereits erwähnten Methode vom „Abstrakten zum Konkreten“ ab, also z.B. von Regionen über Orte, und dann zu Personen (Ehen). Ich habe das System noch um weitere Kategorien erweitert, z.B. für Forscherkontakte, Namensbedeutung und allgemeine Quellen.

Für meine eigene Ablage habe aus diesem System einen Ablaufplan erstellt, nach dem die Quellen abgelegt sind (zwei Klicks oder ein Touch auf das Bild machen es lesbar)…

Darauf aufbauend ist meine Dateiablage folgendermaßen unterteilt…

Da die Quellendateien in den Genealogie-Programmen verlinkt werden können und sollten, ist es auch hier essenziell wichtig, eine grundlegende Struktur für die Ablageordner und vergebenen Dateinamen festzulegen und dann dabei zu bleiben.


Den Quellenordner unterteile ich daher seit Jahren in die nachfolgenden Verzeichnisse, deren individuelle Verwendung sich aus dem obigen Ablaufplan ergibt…

Dateinamen und Namen für Unterordner vergebe ich nach einer standardisierten Systematik, wobei ich den Ursprung des Dokumentes als Kategorie mit einer dreistelligen Abkürzung dem Dateinamen voranstelle…

AbkürzungBedeutungTypische Inhalte
ANQAblage nicht in QuellenlisteOrdnername, enthält alles, was (noch) nicht in die Quellenliste aufgenommen wurde
ANTAhnentafelAhnentafeln und Stammbäume
BLDBildPortraits, Familienfotos etc., ggf. mit Angaben zu Personen
DIADialekteSprachen, Mundart, Dialekte und Fachliteratur hierzu
ENGErinnerungAngaben aus der Erinnerung von Personen
FABFamilienbibelFamilienbibeln und Einträge in solchen
FCRFamilienchronikIn Chronikform geschriebene Familiengeschichte(n)
FAMFamilienAngaben zu Familien ohne Familienchroniken
FFOFamilienforscherDiverse Angaben anderer Forscher sofern nicht anderswo als Quelle gelistet und Kommunikationen mit anderen Forschern
GEDGEDCOMAngaben aus GEDCOM Dateien dritter
GENGenealogieAllgemeine Fachliteratur und Informationen zur Genealogie
GNTGenetikDNA Genealogie
GOVGeschichtliche Orts-VerzeichnisInformationen von gov.genealogy.net
GSTGrabsteinFotos oder Abschriften von Grabsteinen
HLTHistorische LiteraturLiteratur zu Geschichtsthemen ohne Ortschroniken, Kirchenbücher, Militär, Urkunden etc.
INTInternetInformationen aus dem Internet
KARKarteLand-, Straßen-, Kataster- und sonstige Karten sowie Atlanten
KIBKirchenbuchInformationen aus Kirchenbuchoriginalen oder Kopien solcher
MEDMedizinMedizinische Unterlagen, Befunde etc.
MILMilitärVom Militär veröffentlichte Schriften (Texte dritter zu militärischen Themen gehören zu HLT, Urkunden zu URK)
NAMNameAllgemeine Fachliteratur und Informationen zu Familien- und Vornamen
OCROrtschronikOrts- und Regionalchroniken aber auch Gebietschroniken, wie z.B. Chronik von Hessen
OFBOrtsfamilienbuchOrtsfamilienbücher, Ortssippenbücher und ähnliche Zusammenstellungen, z.B. in Kirchenbüchern, Adressbücher und -listen, Einwohnerverzeichnisse, Schiffslisten, Aus- und Einwanderungsverzeichnisse
PUBPublikationvon in Datenbanken enthaltenen Personen publizierte Texte und Medien beliebigen Inhalts
SONSonstigesAlles Sonstige
SPRSprachenAllgemeine Fachliteratur und Informationen zu Sprachen und Dialekte
URKUrkundeOriginalurkunden und -dokumente oder Kopien solcher
VERVereinPublikationen von Genealogischen Verbänden, sofern nicht anderweitig zuzuordnen
WAPWappenFamilienwappen, Wappenbücher, Fachliteratur zu Wappen etc.

Eine Besonderheit bildet dabei die Kategorie „ANQ“, dies sind Unterordner, in denen alles aufbewahrt wird, was zwar zu der jeweiligen MRIN, Familie etc. gehört aber (noch) nicht in die Quellenliste aufgenommen wurde.

Die in der Quellenliste der verschiedenen Genealogie-Programme hinterlegten Kurztitel sind hierbei stets identisch mit den Dateinamen…


Im Ordner „01 Index“ sind Index-Listen, Übersichten der Spitzenahnen, Erklärung der Ablagesystematik und ähnliche Informationen abgelegt…


Für die Personenzuordnung nutze ich die MARRIAGE IDENTIFICATION NUMBER (MRIN), die mein primäres Dateneingabeprogramm (Ancestral Quest) den Ehen automatisch zuordnet und lege dort alle Quellendokumente zu den Ehepartnern und deren unverheirateter Kinder ab…


Die Dateien desktop.ini und *.ico dienen übrigens dazu, die Ordner im Windows Explorer nach den Hauptlinien farblich zu kennzeichnen…

Falls das jemand nachmachen möchte, sind lediglich mit einem geeigneten Grafikprogramm entsprechende Symbolicons zu erstellen und diese zusammen mit einer Textdatei namens desktop.ini in den Ordner zu kopieren. Hier ein exemplarisches Beispiel einer desktop.ini für das Icon „rt_wertheim_swatosch.ico“…

[.ShellClassInfo]
IconResource=rt_wertheim_swatosch.ico,0

Wem das zu aufwändig ist, kann sich hierzu spezieller – meist kostenpflichtiger – Software bedienen.


Ein weiteres Beispiel mit verschiedenen Quellenkategorien…


Exemplarisch die Struktur für Familien,…


…und Orte. Bei umfangreichen Beständen werden – wie hier – Unterordner für die jeweiligen Quellenkategorien angelegt…


Nach dem gleichen System funktioniert die Ablage der Original-Quellendokumente in den Hängemappen.


Quellenzuordnung

Die Quellenzuordnung versuche ich sehr detailliert vorzunehmen. Ich ordne jedem Ereignis mindestens eine Quelle zu. Gibt es mehrere Quellen zu einem Ereignis, werden alle verfügbaren Quellen zugeodnet, um eine möglichst umfangreiches Bild der Quellenlage zu bekommen.

Alle genutzten Quellen werden zusätzlich der Person zugeordnet…

Durch diese „doppelte“ Quellenzuordnung erhöht sich die Wahrscheinlichkeit sehr deutlich, dass die Quellen beim GEDCOM-Export und der Nutzung in anderen Apps weiterhin verfügbar bleiben.

Bei Büchern gebe ich möglichst die Seitenzahlen mit an…

Bei Kirchenbuchquellen vergebe ich jedem dortigen Eintrag eine eigene Quelle, was dazu führen kann, dass z.B. Ehen häufig viele Quellen bekommen, sofern diese z.B. bei der Taufe der Kinder, mehrfach erwähnt sind…

Falls es keine Quelle gibt, die Angaben aber logisch abgeleitet werden können, erhalten sie die sonstige Quelle „SON_Logik_allgemein“.

Bei tausenden von Quellendokumenten lässt sich trotz sorgfältigster Vorgehensweise nicht immer sicherstellen, dass über die Jahre stets eine einheitliche Ablage in der Struktur erfolgt. Wesentlich ist es daher, dass die Ablage des individuellen Quellendokumentes schnell aufgefunden werden kann. Ich gebe daher bei jeder Quelle immer den Ablageort in das Kommentarfeld ein…

Creative Commons Lizenzvertrag
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